Ein Archivumzug ist kein gewöhnlicher Umzug. Sobald Akten, Personalunterlagen, vertrauliche Dokumente oder Datenträger betroffen sind, stehen Datenschutz, Zugriffskontrolle, Dokumentation und die Erhaltung der Archivordnung im Vordergrund. Ein sicherer Akten- oder Archivumzug muss so organisiert sein, dass Einsichtnahme ausgeschlossen, Übergaben nachvollziehbar protokolliert und Bestände am Zielort wieder eindeutig zuordenbar sind.
Die Gebr. Roggendorf GmbH aus Köln unterstützt Archivumzüge, Aktenumzüge, Registraturumzüge sowie Verlagerungen von Unternehmensarchiven, Behördenarchiven und Personalakten, deutschlandweit und international. Fokus: DSGVO-konforme Prozesse, lückenlose Nachverfolgung und revisionssichere Dokumentation.
Ein Archivumzug umfasst die strukturierte Verlagerung von Aktenbeständen, inklusive Planung, Packen, Transport, Entladen, Einordnung und auf Wunsch Einlagerung oder Zwischenlagerung. Entscheidend ist, dass Sicherheit und Ordnung nicht unterwegs verloren gehen.
1. DSGVO-konformer Schutz personenbezogener Daten,
2. Erhalt von Archivordnung/Aktenplan/Signaturen,
3. lückenlose Dokumentation aller Übergaben und Bestände.
Ein Aktenumzug steht und fällt mit einem sauberen Projektplan. Je nach Bestand, Zugängen und Sicherheitsanforderungen wird der Ablauf in Etappen organisiert, besonders dann, wenn der Betrieb parallel weiterlaufen muss.
Typische Bausteine sind: Bestandsaufnahme, Sicherheits- und Berechtigungskonzept, Verpackungs- und Kennzeichnungslogik, Zeitfensterplanung, Übergabepunkte, sowie klare Zuständigkeiten für Packen, Transport und Entladen.
Wie lange ein Archivumzug dauert, hängt weniger von Quadratmetern ab als von Aktenmenge, Ordnungssystem (Aktenplan/Registratur), Zugängen, Sicherheitsvorgaben, Inventarisierungsgrad und der Frage, ob zusätzlich Einlagerung, Zwischenlagerung oder Vernichtung integriert werden soll.
Sobald personenbezogene Daten betroffen sind, müssen Prozesse so gestaltet sein, dass unbefugter Zugriff ausgeschlossen ist, während des Packens, Transports und Entladens.
Der Zugriff wird über ein Berechtigungs- und Zutrittskonzept geregelt. Das betrifft Packbereiche, Transportwege und Entladezonen ebenso wie Übergabepunkte am Zielstandort. Ziel ist, dass Akten zu keiner Zeit „offen“ oder unkontrolliert zugänglich sind.
Bei sensiblen Beständen sind Verschwiegenheitserklärungen (NDA) und klare Unterweisungen Teil der Projektsicherheit. Damit wird geregelt, wie mit vertraulichen Informationen, Personalakten, Verwaltungsunterlagen und sonstigen sensiblen Dokumenten umzugehen ist.
Ein zentraler Sicherheitsfaktor ist die Wahl geeigneter Transportbehälter. Gerade bei Personalakten oder besonders sensiblen Archiven werden häufig Lösungen benötigt, die Manipulation erkennbar machen.
Versiegelte oder plombierte Behälter schaffen Klarheit: Sie reduzieren das Risiko unbefugter Einsichtnahme und ermöglichen eine nachvollziehbare Kontrolle von Übergaben. In Verbindung mit dokumentierten Übergabepunkten entsteht ein belastbarer Sicherheitsstandard.
Je nach Bestand kommen Archivkartons, Archivboxen, Aktenkartons oder Hängeregistraturkartons zum Einsatz. Entscheidend ist, dass Verpackung nicht nur schützt, sondern auch eine eindeutige Zuordnung zur Archivordnung ermöglicht.
Für viele Organisationen ist die größte Sorge nicht der Transport selbst, sondern die Frage: „Wie stellen wir sicher, dass wir nach dem Umzug alles wiederfinden?“
Ein ordnungstreuer Archivumzug basiert auf einer klaren Kennzeichnungs- und Einordnungslogik. Akten werden so verpackt und transportiert, dass die Reihenfolge im Aktenplan bzw. in der Registratur nachvollziehbar bleibt, auch bei Zwischenlagerung oder Etappen.
Soll eine neue Struktur entstehen (z. B. neue Registraturlogik oder Standortwechsel mehrerer Abteilungen), wird die Reorganisation als eigenes Arbeitspaket geplant. So bleibt der Umzug planbar und die Ordnung am Zielstandort eindeutig.
Bei Archivumzügen ist Nachvollziehbarkeit häufig ein Muss, intern (Compliance) oder extern (Audits, Revisionen).
Inventarisierung kann über Barcode-Scans, Label-Systeme oder strukturierte Listen erfolgen, abhängig vom Bestand und den Anforderungen an Detailtiefe. Wichtig ist eine konsistente Logik, die später wieder zur Einlagerung oder Einordnung passt.
Für besonders sensible Bestände kann eine „Chain of Custody“ sinnvoll sein: Übergabepunkte werden klar definiert und dokumentiert, damit nachvollziehbar bleibt, wann eine Einheit von wem übernommen und übergeben wurde.
Übergaben werden je nach Projekt über Übergabeprotokolle, Scan-Listen oder dokumentierte Meilensteine abgebildet. Das schafft Transparenz, erleichtert Abnahmen und reduziert Unklarheiten bei Rückfragen.
Nicht immer ist der Zielstandort sofort vollständig verfügbar. In solchen Fällen sind Zwischenlager oder Einlagerung Teil des Konzepts.
Einlagerung wird dann sinnvoll, wenn Umzugsetappen zeitlich getrennt sind oder Flächen am Ziel erst später bezogen werden. Entscheidend ist, dass Lagerung und Zugriffskonzepte sauber geregelt sind, insbesondere bei personenbezogenen Unterlagen.
Neben Zwischenlagerung während eines Umzugs bieten wir auch dauerhafte Archivlagerung an. Unsere Container sind mit Regalsystemen für Archivkartons ausgestattet, sodass Bestände geordnet, zugänglich und sicher gelagert werden können.
Speziell konzipierte Regalsysteme für Archivkartons
Sichere, klimatisierte Lagerbedingungen
DSGVO-konforme Zugriffskontrolle und dokumentierte Ein-/Ausgänge
Klare Inventarisierung und schneller Zugriff bei Bedarf
Kombination mit Umzug und Digitalisierung möglich
Viele Organisationen nutzen einen Umzug, um Bestände zu bereinigen, allerdings nur im Rahmen der geltenden Aufbewahrungs- und Compliance-Vorgaben.
Altakten dürfen nicht „einfach weg“. Entscheidend ist, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und was rechtssicher aussortiert werden kann. Eine saubere Trennung im Prozess reduziert spätere Risiken.
Wenn Aktenvernichtung Bestandteil des Projekts ist, ist ein Vernichtungsnachweis bzw. Entsorgungsnachweis zentral. So wird nachvollziehbar dokumentiert, welche Bestände datenschutzkonform vernichtet wurden.
Neben Papierakten sind häufig auch Datenträger betroffen, von Backup-Medien bis zu Festplatten oder anderen Speichersystemen.
Datenträger erfordern besondere Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören geeignete Behälter, kontrollierte Übergaben und ein klar geregeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept, damit keine unbefugte Einsicht oder Manipulation möglich ist.
Bei vertraulichen Dokumenten geht es nicht nur um Transportschäden, sondern auch um Risiken wie Verlust oder unbefugte Einsichtnahme.
Versicherungsschutz und Haftungsfragen werden projektbezogen geklärt, abgestimmt auf Bestand, Sicherheitsmaßnahmen und Dokumentationsumfang. Ziel ist ein transparenter Rahmen, der Risiken realistisch abdeckt.
Die Kosten eines Archiv- bzw. Aktenumzugs hängen stark davon ab, welche Sicherheits- und Nachweisanforderungen bestehen.
• Aktenmenge und Bestandstruktur (Archiv/Registratur/Personalakten)
• gewünschte Inventarisierung (Listen/Barcode/Tracking)
• Sicherheitsniveau (Siegel/Plomben, Zugriffskontrolle, Chain of Custody)
• Zugänge und Laufwege (Etagen, Aufzüge, Zeitfenster)
• Einlagerung/Zwischenlagerung
• optionale Aktenvernichtung inkl. Nachweisen
• Datenträger-Handling und Dokumentationsumfang
Bei Akten- und Archivumzügen zählen weniger allgemeine Aussagen als nachvollziehbare Erfahrung mit ähnlichen Rahmenbedingungen: sensible Daten, Compliance, dokumentierte Übergaben, Ordnungstreue und sichere Prozessführung.
Referenzen sind dann hilfreich, wenn sie nach Umfang, Bestandstyp und Sicherheitsanforderungen vergleichbar sind, etwa Registraturumzug, Personalaktenumzug, Behördenarchiv oder Unternehmensarchiv.
Die Gebr. Roggendorf GmbH bietet nicht nur den Umzug selbst, sondern die komplette Prozesskette für Ihr Archiv:
✅ Archivumzug – DSGVO-konform, dokumentiert, ordnungstreu
✅ Archivlagerung – in Containern mit Regalsystemen für Archivkartons
✅ Digitalisierung – professionell über unser Tochterunternehmen in Dormagen
✅ Aktenvernichtung – datenschutzkonform mit Nachweis
Wir haben umfangreiche Erfahrung mit komplexen Archiv- und Aktenumzügen – von kirchlichen Archiven über Behördenbestände bis zu Verwaltungsarchiven. Hier einige Beispiele aus unserer Praxis:
Diese Projekte zeigen:
Von kirchlichen Archiven über Behördenbestände bis zu großen Verwaltungsumzügen mit mehreren hundert Arbeitsplätzen, wir kennen die Anforderungen an DSGVO-konforme, dokumentierte und ordnungstreue Archivumzüge.
Sie planen einen Archivumzug, Aktenumzug oder Registraturumzug, in Köln, deutschlandweit oder international? Die Gebr. Roggendorf GmbH unterstützt Sie mit DSGVO-konformen Prozessen, sicherer Verpackung, lückenloser Dokumentation und klarer Projektsteuerung.
Für eine schnelle Einschätzung sind besonders hilfreich:
• Bestandstyp (Archiv/Registratur/Personalakten/Datenträger)
• gewünschte Archivordnung (beibehalten vs. Reorganisation)
• Anforderungen an Inventarisierung/Tracking/Chain of Custody
• Sicherheitsniveau (Siegel/Plomben, Zugriffskontrolle, NDA)
• Zeitfenster, Zugänge, ggf. Einlagerung oder Vernichtung
Jetzt Archivumzug anfragen, damit Datenschutz, Ordnung und Nachweisführung planbar abgesichert sind.
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